Introdução

Quais desejos você deseja realizar nos próximos 365 dias ou o que você quer realizar em cinco anos?
Sonho é algo indefinido em sua mente, Ah se eu ganhasse na MEGA Sena eu faria XYZ, O mínimo a fazer para realizar este sonho é apostar, tem gente que sonha e nem aposta. Lembre-se que a chance de ganhar é de uma em milhões. A questão é que atitude tomar e quando para atingir os seus desejos, objetivos e metas. Entre dois objetivos, qual escolher e fazer primeiro? Como planejar e fazer para sair do sonho e ter o desejo realizado?
AH eu queria uma Ferrari! Você já entrou em uma alguma vez na sua vida? Vá à loja e entre em uma para certificar-se de seu desejo. Durante o campeonato de Formula 1 o clube dos Ferraristas tem uma ação beneficente em Interlagos e cobra US$500,00 para dar uma volta no circuito, é um test drive para saber se seu sonho é real. Ah eu queria ser escritor! Você já escreveu um artigo ou criou seu blog? Ou seja, para cada sonho existem passos para torná-lo REAL.

O planejamento de qualquer desejo ou objetivo é extremamente simples:
Responda as questões a seguir:

1. Qual o seu desejo, meta ou objetivo?
2. Quem vai fazer?
3. Quando?
4. Quais os recursos?
5. De que forma?

Ao escrever as respostas em um pedaço de guardanapo, sentado no boteco com um chope gelado, o processo mental começa a se formar, mas depois de 5 chopes ou você pode esquecer ou perder a anotação e a meta não se realizar.
Utilize uma tarefa do Outlook para cada desejo ou meta a ser realizado da seguinte forma; Abra o Outlook:

Escreva cada objetivo, desejo, meta ou gol em uma Tarefa da seguinte forma:

1. Abra uma nova Tarefa.
2. Na linha de Assunto, digite o seu desejo ou meta.
3. Selecione a data de conclusão, por exemplo, 31 de dezembro do próximo ano.
4. Digite todos os passos que necessita executar para atingir o seu objetivo como o que é
para ser feito, quando, por quem, e os recursos necessários.
5. Ajuste a data do Lembrete para o primeiro passo a ser cumprido e salve.
6. Quando o Lembrete avisar na data escolhida, abra sua Tarefa, faça o que planejou, ajuste a
data e hora do Lembrete para o próximo passo.

Como escolher os objetivos a serem realizados no dia a dia?
Com as pressões diárias, urgências, ansiedades como escolher quais os objetivos a serem realizados primeiro?
Com o Outlook aberto em Lista de Tarefas
Selecione Lista Detalhada na janela Modo de exibição.
Escolha a tarefa a fazer por data de conclusão e o Ícone de prioridade.
A prioridade mudou? Ajuste o ícone de acordo entre as opções de Alta, Normal e Baixa.
Caso compartilhe a Lista de Tarefas com outros, não se esqueça de selecionar as tarefas pessoais como Particular para ser vista só por você.

O Calendário do Windows Vista oferece facilidades semelhantes ao Outlook.
Com o Vista aberto
Clique no logo do Windows para abrir o menu Iniciar
Escolha Windows Calendar no menu que aparece.
Clique e abra uma nova Tarefa e a complete.

Conclusão
Bibliografia: Managing Your Business with Outlook 2003 For Dummies pg. 260. Recording your goals as Tasks with Reminders.

Você se sente afogado em e-mails? Como resolver o problema de centenas de e-mails diários trafegando na caixa de entrada, diminuindo a quantidade de mensagens.

Ao fazer uma analogia entre tráfego de e-mails e tráfego automotivo você irá perceber algumas semelhanças e poderá criar uma solução não só pessoal como também para a equipe de sua empresa. Há 100 anos o automóvel era uma nova tecnologia, não existiam regras de trânsito nem era necessário ter um certificado de habilitação para dirigi-lo. Com o aumento estratosférico de automóveis na rua, sem regras e a necessidade de habilitação do motorista, a quantidade de acidentes multiplicou forçando a sociedade e suas autoridades a criar regras para que o transito fluísse sem acidentes. A sua caixa de entrada de e-mails sofre hoje o mesmo problema que o automóvel há cerca de 100 anos. Quem foi que lhe ensinou a administrar e-mails? A resposta mais comum é ralando e tirando duvidas com os colegas. A maioria das pessoas reclama e não sabe direito o que está chegando a sua caixa de entrada. Ao invés de olhar a caixa de entrada em ordem cronológica de chegada analise a por remetente. Descubra e desmascare comportamentos. Clique no titulo da Coluna “de” de sua caixa de entrada e analise as mensagens por remetentes internos á sua empresa. O que é que eles estão pedindo com a mensagem? Comunicar, Solicitar, Informar, Convidar, Enrolar e outras classificações diversas. A pessoa ansiosa como a personagem Capitú Leira ao receber uma tarefa, envia dezenas de e-mails ao seu chefe para informar cada passo da tarefa executado. Ao final da tarefa seu chefe recebeu 25 e-mails ao invés de um único. Como solucionar este tipo de comportamento? Pergunte a pessoa: Quando ela espera terminar a tarefa? Se a resposta for, por exemplo: dois dias, solicite então que só informe o encerramento da mesma em dois dias sem enviar e-mails intermediários. Com esta atitude você evitará que 25 e-mails sejam escritos. Mark Eteiro envia mensagens a torto e a direito mostrando como ele é maravilhoso, eficiente e traz retornos excepcionais á empresa. No instante que você mostra a ele a quantidade de e-mails enviados e os motivos; o comportamento está desmascarado. Ele irá pensar sempre antes de enviar a mensagem de como ele é o melhor dos melhores jogadores “de água fora da bacia” e evitará novas mensagens do gênero.

Os e-mails escritos não só traduzem fatos racionais, mas as emoções, ansiedades e stress envolvidos no dia a dia de cada pessoa. Em uma empresa sem um programa de treinamento e regras de utilização de e-mail as perdas de tempo, produtividade e principalmente de segurança permitem vazar até documentos sigilosos.

Criar e implantar um programa empresarial de uso dos meios eletrônicos como e-mail, instant messaging, e telefonia via internet e obter resultados efetivos exigem a forte cooperação da equipe de TI, RH e um programa participativo dos colaboradores enviando sugestões para então criar as regras, treinar e implantar. Sempre que o conhecimento é corretamente disseminado a equipe torna-se consciente dos problemas e passa a evitá-los. Capitu Leiras, Mark Eteiros e muitas outras ações erradas podem ser evitadas com treinamento e o uso de um conjunto de regras aplicadas à caixa de entrada.

Lembre-se

1-Caixa de Entrada não é depósito de e-mails e sim uma caixa de passagem e ação

2-Analise os e-mails por remetente e descubra os comportamentos mascarados.

3-Comunique o problema ao remetente e sugira uma solução.

4-Crie um programa empresarial e ensine as regras de uso dos sistemas de mensagens eletrônicas.

5-Criar regras não é proibir, mas sim regular para que funcione de forma adequada.

1. Como alguém pode descobrir que não administra bem seu tempo?

A pergunta correta seria: você sente que não tem tempo? Quando se tem tempo livre de sobra administrar o tempo não é um problema, certo?

2. Delegar tarefas é ganhar tempo?
Voce ganha tempo quando ensina as pessoas a fazerem as tarefas delegadas corretamente, caso contrário ela lhe custará mais tempo ao ser refeita ou dúvidas desnecessárias aparecerem por falta de treinamento.

3.Como delegar? Quando? E quais atividades delegar?
O trabalho principal do vendedor ou gestor de vendas é entender as necessidades de seus cliente, completá-las com o serviço ou produto de sua empresa e planejar e executar bem o seu ofìcio. Todo o resto quando a relação custo benefício permitir pode ser delegado ou automatizado.

4. Como o vendedor pode lidar com grandes consumidores de tempo como relatórios, pesquisas, informações?
A pergunta é: Este relatório, pesquisa ou informação ajuda o a tomar uma decisão ou ação? Caso contrário descarte. Atualize e mantenha todas as informações de seu cliente em um único local, Eu por exemplo utilizo Contatos do Outlook como ferramenta de controle de atividade por clientes e anexo como itens os documentos do Word ou Excel que ficam listados nas atividades do contato.

5. Como equilibrar o tempo no trabalho e na vida pessoal?
O equilíbrio de tempo pessoal e profissional é sempre uma questão pessoal e saber o que se deseja e planejar o tempo ajuda, a namorar melhor, a tomar chopp com os amigos e bater Record de vendas. Utilize o calendário do Outlook com a seleção Particular para seus itens não profissionais

6. É possível administrar bem o tempo em cada um dos passos da venda (prospecção, abordagem, levantamento de necessidades, proposta de valor, negociação, planejamento, pós-venda)? Como?
É fácil ser eficiente em cada passo da venda, mas exige disciplina e planejamento, pois a Venda é um processo, com passo a passo definido, fora o relacionamento pessoal. O processo de vendas de um gerente de banco, de uma loja de varejo, de uma revenda de automóveis ou uma industria pesada, tem ciclos e processo diferentes mas em cada negócio eles tendem a se repetir e quem entende o processo se organiza melhor.

7. Quais são as ferramentas para otimizar o tempo do vendedor?
Planeje o seu dia, organize seus afazeres, automatize o que puder para evitar erros e ganhe tempo livre para a negociação.

8. Quais são as armadilhas que acabam com o tempo do vendedor?
Excesso de interrupções, falta de planejamento e visitas muito longas.
Ao visitar um cliente ou telefonar tenha em mente qual o objetivo do contato a ser feito naquele momento.

9. Como o vendedor pode identificar os despediçadores de tempo?
Anote em uma folha de papel tudo que acontece em seu dia por uma semana.
Anote o que acontece, quais as interrupções e seus motivos e quanto tempo até quanto tempo gastou no transito para visitas a clientes, pergunte-se o que fazer para evitar este deperdicio. Exemplo: Em que horários levaria menos tempo no transito para visitar um cliente?

10. Um vendedor consegue sair-se bem sem uma administração do tempo?
Conheço vários vendedores perspicazes e sedutores que aparentemente não administram bem o seu tempo, mas atingem os seus objetivos, como eles tem o objetivo em mente de uma forma indireta administram bem o tempo.

11. Tempo é dinheiro? Por quê?
O dono de uma lanchonete comentou que mês com muitos feriados, a lucratividade cai, pois custos como aluguel e salários são mensais, mas a renda é diária, logo trabalhar menos tempo, dá menos dinheiro. Ser eficiente no uso do tempo nas respostas ao cliente, traz melhores resultados em menos tempo.

12. Cinco dicas para o vendedor administrar de forma mais eficiente o seu tempo.
A primeira dica é Não corra esbaforido atrás de um resultado. Planeje e execute suas metas: qual o seu planejamento para atingir as metas do mês e do ano? Escreva e na semana seguinte verifique os acertos e erros e escreva como você vai melhorar.
Dica 2:Venda é um processo passo a passo: quais os passos no seu ramo de negócios? Escreva-os e os acompanhe sistematicamente.No livro Managing your Business with Outlook na série For Dummies eu escrevi os passos de um negócio Business to Business e como registrar no Outlook até ganhar a cotação.
Dica 3: Administre as cotações pendentes como uma tarefa até fechar o ticket, ganhei ou perdi? Porquê? Eu utilizo tarefas do Outlook com o alarme do lembrete para não esquecer, mas isto pode ser sincronizado no pocket PC ou celular.
Dica 4: Acordos orais podem não se cumprir, escreva um carta compromisso e envie para seu cliente, o teor é: De acordo com nossa conversa “xyz” se nossa empresa atender a solicitação “abc” o resultado será o pedido “123″ e solicite a aprovação escrita, além de criar compromissos mútuos,ganha-se tempo.
Dica 5: Construa uma lista de prioridades de acordo com a perspectiva de seu cliente. È ele que paga o seu salário ao lhe entregar um pedido.

Politica de e-mail – A partir do instante que 75% dos entrevistados, afirmam que a empresa tem uma politica de comunicação eletrônica escrita aplicável a e-mail, uso da internet e mensagens instantaneas Duas perguntas refinam a afirmação. Será que esta politica é sómente para segurança? 55,77% dos entrevistados afirmaram que sim. Os colaboradores da empresas têm conhecimento e respeitam esta política? Foi a questão final deste bloco e 40,38% afirmaram que todos a respeitam

Verifica-se que 59,62% das empresas não tem a politica de e-mail como uma prática estabelecida e respeitada. Embora 75% das empresas afirmem ter uma politica de segurança.

Comentários: O que pode ser entendido como uma politica de segurança? Para muitos o departamento de TI cria as regras e o de RH pune, para outros firewalls, senhas e níveis de permissão podem ser entendidos como uma politica mas é só uma parte da solução. Para os usuários da empresa, politica de segurança deve ser uma prática que queiram adotar por perceber as vantagens. Logo seu uso torna-se a cultura da empresa e até de parceiros. Para a empresa a politica é um guia de comunicação por meios eletrônicos que mostre as práticas requeridas. Construir e implementar uma politica exige educação,mudança de cultura e participação da equipe na solução.

Produtividade empresarial com o e-mail: 27% dos entrevistados acreditam que a média das pessoas gasta até uma hora por dia com o uso do e-mail, logo 73% das empresas entrevistadas podem melhorar a produtividade com o uso de e-mail.

Produtividade do entrevistado com o e-mail: 59,61% dos gestores de tecnologia recebem mais de 50 e-mails por dia e 90,38% passam até 50 e-mails por dia. Sendo que 77% enviam menos de 10 e-mails pessoais por dia.

Comentário: Os gestores de TI recebem mais e-mails do que enviam. Mostra que são comedidos em suas ações.

Uso de Ferramentas de Produtividade: A maioria das empresas entrevistadas utilizam os servidores Exchange e Lotus Notes que possuem calendários para agendamentos individuais e permitem fazer convites eletrônicos. Lista de Tarefas e A Fazer permitem controlar as pendencias pessoais e supervisonar remotamente as tarefas solicitadas. Estas ferramentas são usadas e em que grau?

Para 71% dos entrevistados o calendário não é de uso geral na empresa embora algumas empresas o usem. As ferramentas de convites e agendamento automático não tem uso efetivo em 75% das empresas. Quanto a lista de tarefas 86,5% não aproveitam os recursos disponíveis.

Questionamento: Se o software está pago e disponível na empresa porque não é usado? Qual o custo dos servidores e licenças por colaborador da empresa, como aumentar o ROI e diminuir o TCO?

Educação: A resposta à questão: A sua empresa tem um programa para educar colaboradores sobre o uso do e-mail, seus, riscos e forma prática de utilização? Mostra que 42,31% afirmam que sim, 38,46% parcialmente e 19,23% não são educados a usá-las.
57,69% das empresas não tem um politica geral de uso do e-mail

Conclusão: O aumento de produtividade com o uso do e-mail, calendário e lista de tarefas disponiveis nos servidores Exchange e Notes pode ser implementado com investimentos em conhecimento, educação para os usuários aliados a técnicas de change management.

Sobre a pesquisa: A primeira pesquisa sobre o uso do e-mail e produtividade foi contratada pela MT Criativa junto a MBI. A pesquisa serve para medir sentimento dos gestores de TI em relação ao uso do e-mail e dos aplicativos.

Metodologia da Pesquisa

A pesquisa detalha como gerentes de TI responsáveis por segurança, em grandes empresas no Brasil, percebem o uso das ferramentas de produtividade e o uso do e-mail. As entrevistas foram conduzidas por telefone pela MBI no final do primeiro semestre de 2006 Antes e durante as entrevistas, os entrevistados não sabiam que a MT Criativa era a contratante da pesquisa. No total, 52 entrevistas foram coletadas entre Gerentes e Cio´s . Todos os entrevistados confirmaram antes da entrevista que estavam em cargos de gerência de TI, e que suas empresas tinham 200 ou mais funcionários.

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“Hum hum, Marcelo, para variar você está com a versão beta do Outlook 2007 aberta, mas parece que não mudou muito! Mudar para que? Só para vender outra versão? Eu já sou craque em Outlook”, diz o Segisfredo e complementa: “Desde que mudei o meu modo de organização, sou eficaz, graças à consultoria de ‘change management’ - bacana estes nomes em inglês né? Agora tenho domínio de meus afazeres listados em Tarefas do Outlook, escolho por prioridades o que fazer primeiro e até supervisiono automaticamente as tarefas de cada subordinado, registro todas as pendências e uso os lembretes para tomar a atitude no tempo certo e o Outlook não me deixa esquecer. Sou um craque de Outlook. O que mais a nova versão do Outlook vai fazer por mim?”

“Segisfredo, você disse que o Outlook não lhe deixa esquecer o que você registrou” - respondo e acrescento: “Agora o Outlook acha o até o que você pensa que não registrou rapidamente!”

“Como é que é? Não entendi?” – responde Sagisfredo surpreso.

“Hoje a pressão nos escritórios nos torna multitarefa e fazemos mais coisas do que deveríamos ao mesmo tempo, com freqüência perde-se a atenção e o foco”.

Por exemplo: você está procurando um e-mail do cliente Instru–cão e toca o telefone, você muda a pesquisa para atender o cliente ao telefone e depois vai almoçar, volta e se pergunta: ‘Onde é que estava mesmo? Ih, vou ter que repetir a pesquisa para achar o histórico do cliente, como era o nome dele mesmo?’

O Outlook vai lhe lembrar até o nome do cliente (no exemplo Instru–cão), o sistema de buscas memorizou o que você fez e repetirá tudo para você. Abra o menu de buscas e selecione Pesquisas Recentes, a lista com suas 10 últimas pesquisas está gravada, selecione na lista a palavra que você achava que esqueceu e pronto! Recuperou o trabalho interrompido em segundos mesmo sem ter o nome do cliente em sua cabeça.”

Leia o artigo completo no portal Microsoft: Clique aqui

Chega de receber mensagens em que o campo Assunto ou Subject ao invés de um titulo correto, aproveitaram o de uma velha mensagem e o conteudo no corpo do e-mail não tem nada a ver com o Assunto digitado. Com frequencia a mensagem cabe em uma linha.
Perda de tempo para quem recebe e perda de imagem para quem envia.

Assim como o celular tem o SMS ou torpedo, o e-mail agora tem o EMG emailgrama, a informação completa escrita na linha de Assunto do e-mail. O EMG evita qiue o recipeiente abra o e-mail, pois a informação já está à vista de quem recebe.

Como o recipiente vai saber que é um EMG?
Simples sempre que enviar um EMG encerre o texto na linha de assunto com um asterisco *.

Exemplo de EMG:

Assunto: O projeto será entregue amanha as 9:00hs*

Como implantar o EMG em sua empresa?

Crie a norma ensine e eduque os usuários.

Pesquisa realizada nos Estados Unidos revela
Praticamente uma em cada cinco (17%) organizações norte-americanas teve funcionários que lançaram uma ferramenta de hacking ou um keylogger em suas redes. Este é um dos resultados de uma pesquisa anual realizada pela Websense – e conduzida pela Harris Interactive, que entrevistou executivos de TI e funcionários entre março e abril de 2006.

O número é maior que os valores de 2005, quando 12% das organizações foram atingidas. Um keylogger pode ser definido como um dos tipos mais perigosos de spyware, com capacidade para capturar as teclas acionadas e as telas utilizadas para reproduzi-las posteriormente, falsificando uma sessão do usuário.

A pesquisa Web@Work 2006 destacou também uma nova ameaça no horizonte – os bots. Somente 34% dos executivos de TI afirmaram que estão muito ou extremamente confiantes de que podem impedir que essas pragas infectem os PCs de seus funcionários, quando não conectados à rede corporativa. Além disso, 19% dos executivos de TI informaram que já tiveram computadores ou laptops de trabalho de seus funcionários infectados por bot.

Um bot (abreviação de robot ou robô) é um software que pode ser instalado em um PC e que se comunica com um centro de comando e controle, tudo isto sem o conhecimento do usuário final.

O spyware continua sendo um problema para as empresas: 92% dos executivos de TI pesquisados estimaram que suas organizações foram infectadas por spyware em algum instante, comparados a 93% em 2005.

A ameaça de phishing permaneceu relativamente constante nos últimos 12 meses, uma vez que os hackers utilizam novas técnicas de dissimulação para atrair os usuários da internet. Quatro em cada cinco (81%) dos executivos de TI relataram que seus funcionários receberam ataques de phishing por email ou por mensagem instantânea (instant messaging - IM), em relação a 82% em 2005.

João Batista: crescimento desse tipo de crime decorre da falta de arcabouço legal que tipifique determinadas condutas na internet.
Tramita na Câmara o Projeto de Lei 6931/06, do deputado João Batista (PP-SP), que determina os tipos de conduta criminosa cometida na internet. A proposta altera o Código Penal (Decreto-Lei 2848/40) e sujeita todas essas condutas a multas e penas de seis meses a cinco anos de detenção.
A proposta define como criminosas as seguintes condutas:
- interceptar mensagens eletrônicas;
- apagar ou danificar dados ou programas informáticos;
- obstruir o funcionamento de sistemas informáticos;
- produzir, distribuir ou comercializar dispositivos de interceptação de telecomunicações de qualquer tipo;
- manter, fornecer ou comercializar dado obtido em meio eletrônico ou sistema informático;
- usar nome de domínio falso ou enganador, com a intenção de iludir pessoas, para fornecer-lhes visão de materiais obscenos, pornográficos ou prejudiciais aos menores.

Crimes novos
O objetivo do autor da proposta é adaptar a legislação brasileira aos novos paradigmas internacionais de tipificação criminal de delitos digitais. De acordo com João Batista, o desenvolvimento e a disseminação das novas tecnologias de informação na sociedade, sobretudo a internet, têm sido acompanhados pelo crescimento dos crimes associados a essas tecnologias.
Para ele, o crescimento desse tipo de crime é, em parte, decorrente da falta de um arcabouço legal que tipifique determinadas condutas praticadas na internet. O parlamentar observa que há outros projetos em tramitação sobre o mesmo tema, que procuram adequar os marcos legais vigentes aos novos tipos de delitos que têm surgido no meio digital.
No entanto, na sua avaliação, desde a apresentação dessas proposições, novas condutas têm sido objeto de debate em outros órgãos legislativos do mundo, especialmente nos Estados Unidos e na União Européia.

Tramitação
A proposta será analisada pela Comissão Especial de Acesso à Internet, que reúne quase 20 projetos sobre o tema, entre eles os PLs 4144/04, do deputado Marcos Abramo (PP-SP), e 5403/01, do Senado Federal. As matérias estão sujeitas à votação do Plenário.

Propostas relacionadas:
- PL-6931/2006

Notícias anteriores:
Deputado defende legislação contra crimes na internet

Reportagem - Newton Araújo Jr.
Edição - Francisco Brandão

(Reprodução autorizada desde que contenha a assinatura ‘Agência Câmara’)

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