Pesquisa: Uso corporativo do e-mail e ferramentas de produtividade
A MT Criativa consultoria em produtividade empresarial apresenta os dados da primeira pesquisa sobre a percepção dos gestores de TI em relação ao uso do e-mail e ferramentas de produtividade. As reclamações sobre o excesso de e-mails e a questão de produtividade são grandes, qual a percepção deste fenomeno entre os gestores de tecnologia?
Politica de e-mail – A partir do instante que 75% dos entrevistados, afirmam que a empresa tem uma politica de comunicação eletrônica escrita aplicável a e-mail, uso da internet e mensagens instantaneas Duas perguntas refinam a afirmação. Será que esta politica é sómente para segurança? 55,77% dos entrevistados afirmaram que sim. Os colaboradores da empresas têm conhecimento e respeitam esta política? Foi a questão final deste bloco e 40,38% afirmaram que todos a respeitam
Verifica-se que 59,62% das empresas não tem a politica de e-mail como uma prática estabelecida e respeitada. Embora 75% das empresas afirmem ter uma politica de segurança.
Comentários: O que pode ser entendido como uma politica de segurança? Para muitos o departamento de TI cria as regras e o de RH pune, para outros firewalls, senhas e níveis de permissão podem ser entendidos como uma politica mas é só uma parte da solução. Para os usuários da empresa, politica de segurança deve ser uma prática que queiram adotar por perceber as vantagens. Logo seu uso torna-se a cultura da empresa e até de parceiros. Para a empresa a politica é um guia de comunicação por meios eletrônicos que mostre as práticas requeridas. Construir e implementar uma politica exige educação,mudança de cultura e participação da equipe na solução.
Produtividade empresarial com o e-mail: 27% dos entrevistados acreditam que a média das pessoas gasta até uma hora por dia com o uso do e-mail, logo 73% das empresas entrevistadas podem melhorar a produtividade com o uso de e-mail.
Produtividade do entrevistado com o e-mail: 59,61% dos gestores de tecnologia recebem mais de 50 e-mails por dia e 90,38% passam até 50 e-mails por dia. Sendo que 77% enviam menos de 10 e-mails pessoais por dia.
Comentário: Os gestores de TI recebem mais e-mails do que enviam. Mostra que são comedidos em suas ações.
Uso de Ferramentas de Produtividade: A maioria das empresas entrevistadas utilizam os servidores Exchange e Lotus Notes que possuem calendários para agendamentos individuais e permitem fazer convites eletrônicos. Lista de Tarefas e A Fazer permitem controlar as pendencias pessoais e supervisonar remotamente as tarefas solicitadas. Estas ferramentas são usadas e em que grau?
Para 71% dos entrevistados o calendário não é de uso geral na empresa embora algumas empresas o usem. As ferramentas de convites e agendamento automático não tem uso efetivo em 75% das empresas. Quanto a lista de tarefas 86,5% não aproveitam os recursos disponíveis.
Questionamento: Se o software está pago e disponível na empresa porque não é usado? Qual o custo dos servidores e licenças por colaborador da empresa, como aumentar o ROI e diminuir o TCO?
Educação: A resposta à questão: A sua empresa tem um programa para educar colaboradores sobre o uso do e-mail, seus, riscos e forma prática de utilização? Mostra que 42,31% afirmam que sim, 38,46% parcialmente e 19,23% não são educados a usá-las.
57,69% das empresas não tem um politica geral de uso do e-mail
Conclusão: O aumento de produtividade com o uso do e-mail, calendário e lista de tarefas disponiveis nos servidores Exchange e Notes pode ser implementado com investimentos em conhecimento, educação para os usuários aliados a técnicas de change management.
Sobre a pesquisa: A primeira pesquisa sobre o uso do e-mail e produtividade foi contratada pela MT Criativa junto a MBI. A pesquisa serve para medir sentimento dos gestores de TI em relação ao uso do e-mail e dos aplicativos.
Metodologia da Pesquisa
A pesquisa detalha como gerentes de TI responsáveis por segurança, em grandes empresas no Brasil, percebem o uso das ferramentas de produtividade e o uso do e-mail. As entrevistas foram conduzidas por telefone pela MBI no final do primeiro semestre de 2006 Antes e durante as entrevistas, os entrevistados não sabiam que a MT Criativa era a contratante da pesquisa. No total, 52 entrevistas foram coletadas entre Gerentes e Cio´s . Todos os entrevistados confirmaram antes da entrevista que estavam em cargos de gerência de TI, e que suas empresas tinham 200 ou mais funcionários.
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