Livre-se dos e-mails emocionais como o da Capitú Leira e do Mark Eteiro
Você se sente afogado em e-mails?
Como diminuir a quantidade de e-mails diários trafegando na sua caixa de entrada e comunicar-se melhor?
Ao fazer uma analogia entre tráfego de e-mails hoje e tráfego automotivo há cem anos, você irá perceber algumas semelhanças e poderá criar soluções pessoais como também para a sua equipe. Há cem anos o automóvel era uma nova tecnologia, não existiam regras de trânsito nem era necessário ter um certificado de habilitação para dirigi-lo. Com o aumento estratosférico de automóveis na rua, sem regras, o número de acidentes crescendo e o tráfego uma bagunça. A necessidade de regular o tráfego e a forma de dirigir para eliminar acidentes e melhorar o fluxo de automóveis tornou-se premente. A sociedade e suas autoridades optaram ema criar regras para que o transito fluísse sem acidentes.
O tráfego de e-mails hoje é semelhante ao do automóvel há cem anos
Quem foi que lhe ensinou a administrar e-mails? A resposta mais comum é ralando e tirando duvidas com os colegas. A maioria das pessoas reclamam mas não sabem direito o que está chegando em sua caixa de entrada. Analise sua caixa de entrada por remetente ao invés da tradicional ordem de entrada por chegada cronológica. Cclique no titulo da Coluna “De” de sua caixa de entrada e analise as mensagens por remetentes internos em sua empresa. O que é que eles estão pedindo com a mensagem? Comunicar, Solicitar, Informar, Convidar, Enrolar e outras classificações diversas. voce vai descubrir pessoas ansiosas como a personagem Capitú Leira que ao receber uma tarefa, envia dezenas de e-mails ao seu chefe para informar cada passo da tarefa executado. Ao final da tarefa seu chefe recebeu 25 e-mails ao invés de um único. Como solucionar este tipo de comportamento? Pergunte a Capitú:
1-Quando ela espera terminar a tarefa?
Se a resposta for, por exemplo: dois dias.
Solicite que só informe o encerramento da tarefa em dois dias sem enviar e-mails intermediários. Com esta simples atitude você evitará que 25 e-mails sejam escritos.
O personagem Mark Eteiro envia mensagens a torto e a direito mostrando como ele é maravilhoso, eficiente e traz retornos excepcionais á empresa.
1-Crie uma pasta com o nome dele e use regras para mover as mensagens dêle da caixa de entrada.
2-Chame-o e mostre a quantidade de e-mails recebidos e o conteúdo, o comportamento exposto provocará mudanças. Poderá reduzir ou até eliminar este tipo de mensagens antes de serem escritos. Mark irá pensar sempre antes de enviar a mensagem com o conteúdo de como ele é o melhor dos melhores jogadores “de água fora da bacia” e evitará mensagens do genero.
Os e-mails escritos não só traduzem fatos racionais, mas as emoções, ansiedades e stress envolvidos no dia a dia de cada pessoa.
A empresa sem um programa de treinamento e regras de utilização de e-mail perde tempo, produtividade e principalmente segurança com a possibilidade de vazar documentos sigilosos.
Criar e implantar um programa empresarial de uso dos meios eletrônicos como e-mail, instant messaging, e telefonia via internet trazem resultados efetivos, mas necessitam da forte cooperação da equipe de TI, RH e um programa participativo dos colaboradores. Solicitar e receber sugestões da equipe para então criar as regras, treinar e implantar aceleram a mudança cultural ou como dizem os americanos “change management”. Sempre que o conhecimento é corretamente disseminado a equipe torna-se consciente dos problemas e passa a evitá-los. Capituleiras, Marketeiros e muitas outras ações erradas podem ser evitadas com treinamento e o uso de um conjunto de regras aplicadas à comunicaçao empresarial.
Lembre-se:
1-Caixa de Entrada não é depósito de e-mails e sim uma caixa de passagem e ação.
2-Selecione os e-mails por remetente e descubra os comportamentos mascarados.
3–Comunique o problema ao remetente e sugira uma solução.
4-Crie um programa empresarial e ensine as regras de uso dos sistemas de mensagens eletrônicas.
5-Criar regras não é proibir, mas sim regular para que funcione de forma adequada, somos seres humanos e emocionais. Que Bom!
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